« I can calculate the motion of heavenly bodies, but not the madness of people »
Isaac NEWTON
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COMMUNIQUER, CONSTRUIRE, PÉRENNISER
Chacun sait que l’entreprise représente l’alliance des forces vives et différentes constituées par des êtres humains avec leurs forces et faiblesses.
Avec le temps, des déséquilibres peuvent s’installer et produisent des effets néfastes pour ces activités dans le sens large du terme. Raison pour laquelle nous pensons utile d’insister sur les aspects comptables, fiscaux et légaux pouvant surgir suite à ce type de situation.
Fréquemment, nous relevons des situations issues d’(in)action ayant provoqué des frustrations et menaçant des activités pourtant florissantes.
Vous apprendrez peut être qu’en tant qu’actionnaire, l’Expert-comptable détient le monopole légal pour vous représenter dans vos pouvoirs d’investigation auprès de la société dans laquelle vous êtes actionnaire et ainsi (tenter de) contribuer à vous extraire d’une situation conflictuelle.
AU DÉMARRAGE DE VOTRE ACTIVITÉ
Retenez que même les plus désintéressés en la matière devront consacrer un minimum de temps à la compréhension des données chiffrées, légales et fiscales ainsi que leurs conséquences.
Parmi celles-ci, la première consiste en l’élaboration d’un plan financier qui doit traduire en termes chiffrées les espoirs et engagements des porteurs de projets.
La constitution d’une société à responsabilité limitée (SPRL, SA, SCRL, etc) impose la rédaction de ce document et engage les fondateurs.
En effet, en cas de faillite, endéans les 3 ans de la société, le juge appréciera la capitalisation effective et celle qui était manifestement nécessaire en regard de l’activité exercée et ce pendant les 24 premiers mois d’activité.
Dans l’éventualité d’une insuffisance, les fondateurs devront donc y suppléer (Vous).
Portez également une attention particulière au capital « non-libéré » et qui pèsera sur vos obligations, ce dont un curateur, dans les heures les plus sombres, ne manquera pas de vous rappeler.
Au-delà de ce qui n’apparaît, pour certains, qu’une obligation légale, chaque porteur de projet devrait, même non soumis à cette obligation (indépendant, société sans responsabilité limitée), effectuer cette démarche.
C’est faire preuve de crédibilité et de vision notamment lors d’une demande de financement.
Équilibre entre concepteur/développeur d’un projet face aux associés « passifs » (limitant leurs rôles à apporter des fonds) nécessite une réflexion approfondie, accepteriez-vous de devenir minoritaire simplement parce que vos futurs associés apportent légèrement (juste) plus que vous au capital de départ ?
LES MURS LES PLUS SOLIDES SE LÉZARDENT PAR LEURS FISSURES
Sans pouvoir être exhaustif, nous synthétisons ce qui nous paraît représenter un terreau de problématique en devenir, avec comme objectif de vous donner les bons réflexes et réagir sans délais ;
- Un écrit = « On évite les cris »
- On fait ce qu’on a écrit ;
- On suit l’exécution ;
- On réagit si on dévie.
- Lire, Comprendre, Signer
- (Trop) souvent les documents dont un entrepreneur doit prendre connaissance, sont signés sans avoir été profondément compris et/ou complétés suivant ses désidératas. Rien ne vous empêche de différer une signature tant qu’un point n’est pas éclairci.
- Les mandataires de sociétés supportent de nombreuses responsabilités
- Parmi celles-ci, la solidarité de paiement concernant les dettes fiscales et sociales demeurant impayées par la Société. Tenez vous informé de l’endettement en général et en particulier envers l’Etat ;
- Selon votre appréciation, couvrez votre risque en tant que mandataire ;
- Refusez ou limitez vos garanties personnelles ;
- Ne couvrez pas des faux, entre-autre, prendre connaissance d’une fausse facture comptabilisée et ne pas réagir vous implique personnellement ;
- N’acceptez pas de mandat dans une société où vous n’êtes pas actif.
- Propriété des actions
- Disposez vous d’un titre de propriété récent et à jour concernant les actions de votre société ? Dans le cas contraire, vous devez obtenir copie du registre des actionnaires ;
- En présence d’actions démembrées (usufruit / nue-propriété), les droits de votes et distributions sont valablement exercées ?
- Approbation des comptes et des décisions managériales
- Avez-vous ;
- Été valablement convoqué à l’assemblée générale destinée à approuver les comptes annuels ?
- Le quorum de présence et/ou des votes ont été respecté ?
- Posé et obtenu les réponses que vous souhaitiez ?
- Soyez particulièrement vigilant si le Société réalise des pertes et/ou présente des fonds propres inférieurs au capital (souscrit). Doit on se prononcer sur la continuité de l’entreprise ?
- Donné décharge aux gestionnaires ?
- Obtenu le renouvellement ou cessation de votre mandat ou celui d’un autre mandataire ?
- Signé les comptes, les procès-verbaux et liste de présences ?
- Avez-vous ;
- Agir en tant que parties indépendantes
- Il arrive qu’un associé/mandataire souhaite vendre ou acheter un bien/service avec la Société, voir tirer parti d’avantages de son patrimoine ;
- Le Code des Sociétés balise ce cas de figure afin d’éviter les conflits d’intérêts en imposant la nomination d’un mandataire ad hoc afin de statuer sur l’intérêt sociétal (réel) que représente l’opération. Ne pas suivre cette procédure revient donc à enfreindre les dispositions légales et commettre une faute en tant que mandataire ;
- Il faut pouvoir répondre/démontrer à la question de fait, est ce que les parties ont agit comme des parties indépendantes dans des conditions normales de marché ?
- Maîtriser les flux fiscaux et sociaux (personnel)
- Idéalement les impôts et cotisations sociales liés à une activité d’indépendant se payent intégralement dans l’année des revenus. Or depuis quelques années, les cotisations sont revues chaque année sur base de la déclaration fiscale introduite. Il faut donc, outre le montant des impôts, être conscient de la régularisation annuelle des cotisations sociales qui vous attend ;
- Sachez qu’une société est solidairement responsable du montant impayé des cotisations sociales d’un de ses mandataires (même démissionné).
- Faites périodiquement le point sur vos couvertures d’assurances
- Nous serons tous confrontés à des sinistres d’ampleurs variables, vol, soucis de santé, perte de revenus, etc. ;
- Se déplacer, engager du personnel, vendre/acheter (à l’étranger), occuper un immeuble, etc. Toutes ses situations comportent des risques et doivent vous amener à vérifier si une couverture adaptée existe.
CONFLIT ENTRE ASSOCIÉS : REPRÉSENTATION PAR UN EXPERT-COMPTABLE
Malgré toutes les précautions prises, certaines vilenies se produisent et nécessitent votre réaction.
Afin de vous donner un éclairage et des conseils appropriés, le Code des Sociétés prévoit la faculté de vous faire représenter, en tant qu’associé, par un Expert-comptable dans vos pouvoirs d’investigation.
Il est intéressant de noter que la détention d’une seule action est suffisante et vous autorise à bénéficier de cette disposition, ce n’est donc pas réservé aux actionnaires majoritaires.
Concrètement, cela consiste en ;
- Prendre connaissance, même sans déplacement (!), de l’ensemble des documents liés à la vie de la Société ;
- Analyser les comptes en profondeur ;
- Correspondances ;
- Généralement de toutes les écritures de la Société (large) ;
- Dialoguer avec les représentants en fonction ;
- Il peut également « requérir de l’organe de gestion, des agents et des préposés de la société toutes les explications ou informations et procéder à toutes les vérifications qui (lui) paraissent nécessaires » (article 135, § 1er du Code des sociétés).
- Dénoncez des situations d’abus de minorité/majorité ;
- Vous orientez vers la solution la plus réaliste ;
- Par ailleurs, le coût de l’intervention du professionnel peut être supporté directement par la Société dans la mesure où il a été désigné avec son accord. En termes de stratégie, sachez, dans ce cas de figure, que son rapport sera adressé à la Société et pas uniquement vers l’actionnaire ayant déclenché son intervention.
D’expérience, ce type de mission dure peu de temps et permet de mettre en lumière les possibilités qu’un associé détient pour solutionner la situation à laquelle il est confronté.
L’option la plus lourde consistera à déclencher la procédure en exclusion d’un associé dans la mesure où la représentation ne suffit pas à résoudre une situation bloquante et persistante.
Cette démarche ultime devra démontrer que le maintien de l’actionnariat, en dissension, est nocif à la poursuite des activités de l’entreprise et ce pour des justes motifs.
QUE FAUT IL EN RETENIR ?
- Comme dans d’autres matières, votre vigilance est continuellement de mise ;
- Ne faites pas l’économie d’un écrit ni d’une réflexion approfondie ;
- Organisez dès le départ les conditions et modalités de cession de vos actions ;
- Un Pacte d’actionnaires est de nature à vous permettre d’évoluer sereinement ;
- Prenez connaissance périodiquement des comptes détaillés et obtenez les réponses à toutes vos questions ;
- Quand le dialogue semble rompu et/ou que les choses semblent vous échapper, sollicitez l’aide d’un Expert-comptable pour vous représenter en tant qu’associé dans vos pouvoirs d’investigation.
Thomas DRAGUET
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