GEREZ ET RÉCUPÉREZ VOS CRÉANCES EFFICACEMENT

Cette information est soumise au Disclaimer

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Ne négligez pas ces aspects

On estime à 69 % le nombre de factures payées dans les délais, reste donc 31 % d’indélicats et bien souvent 10 % d’irrécupérables.

De notre expérience, nous voyons encore trop souvent la gestion des créances comme négligée provoquant des sérieux troubles au bon fonctionnement de l’entreprise.

Nous rappelons les fondamentaux qui devraient réduire vos risques de défaut de paiement de vos clients ;

1. Facturez à temps et périodiquement
2. Analysez les données financières de votre client (par exemple via : www.data.be)
   1. 3 Ratios à vérifier (dans la mesure où les comptes sont “récents”)
      1. Solvabilité
      2. Liquidité
      3. Rentabilité
   2. Comportement de paiement (disponible sur certains comptes payants)
   3. En ordre de dépôt des comptes annuels ?
   4. Assignation ONSS ?
   5. Mandats des gérants/administrateurs à jour ?
   6. « Googlisez » un nouveau client
3. Vérifiez les données directement disponibles via une recherche Web
4. Avez vous présenté vos conditions générales (à ne pas négliger) au client AVANT la conclusion du contrat ? Trop souvent celles-ci sont reproduites au dos de la facture mais c’est déjà trop tard puisqu’il n’est pas démontré que le client a marqué son accord.
5. Veillez également à ce que ce ne soit pas les conditions générales de votre client qui trouvent à s’appliquer.
6. La personne qui a signé le contrat est légalement habilitée à le faire seule ou conjointement ? Demandez à ce qu’un administrateur/gérant, dont le mandat est publié (check par exemple via : www.data.be) aux annexes du Moniteur belge, signe votre contrat/conditions générales.
7. Votre facture est arrivée à échéance et rien ?
   1. Envoyer un rappel écrit (beaucoup de logiciels sont équipés de cette fonctionnalité).  Coupez l’herbe sous le pied aux faux prétextes,  annexer une copie de votre facture au rappel
   2. Après 5 jours appelez (statistiquement une relance par téléphone obtient le meilleur taux de réussite) le client et demandez lui un engagement ferme en lui octroyant un dernier délai de 8 jours (confirmé par écrit)
   3. Après 20 jours, envoyez une mise en demeure par courrier recommandé relatant les relances précédentes avec calcul des intérêts de retard
   4. Après 30 jours, transmettez le dossier à votre avocat
8. Bloquez et ne travaillez plus pour un client dont l’encours est devenu trop important
9. Nouveau client ?
   1. Suivez à la lettre les étapes reprises au point 1
   2. N’acceptez pas le prétexte de l’urgence pour assouplir vos conditions de crédit
   3. Rencontrez personnellement le prospect
   4. Demandez un acompte
   5. Limitez vos délais de paiement (au début de la relation commerciale)
10. Le client conteste votre facture, réagissez dans les 48 heures, éventuellement en incluant un tiers pour faire ressortir les éléments objectifs et aboutir à un accord
    1. Vous devez émettre une note de crédit,  obtenez d’abord le payement réduit de votre client et seulement ensuite envoyez lui la note de crédit avec la mention TVA  » TVA à reverser dans la mesure ou elle a été déduite ».

L’impact d’un mauvais payeur

Au delà de l’énorme perte de temps infligé par un débiteur défaillant, ces quelques chiffres liés aux délais de paiement méritent réflexion ;

• 30 jours : le coût de récupération représente 1 % de votre facture
• 60 jours : votre marge est anéantie
• Si perte définitive, votre entreprise devra réaliser un chiffre d’affaires équivalent à 50 x le montant perdu pour combler la perte (sic.).

Les moyens complémentaires

• Le factoring : se charge d’encaisser à votre place et vous libère une partie de la créance (coût !)
• L’assurance crédit : à conseiller aussi pour les relations à l’internationale
• Lettre de change : au cas par cas et pour des délais d’encaissement relativement longs

Un de vos clients en faillite, que faire ?

Introduisez à temps (!) votre déclaration de créance en ligne : https://www.regsol.be/

Une loi du 6.12.2005, entrée en vigueur le 01.01.2006, modifie profondément la procédure de vérification des créances dans la faillite.

Les créanciers doivent déposer leur créance dans le délai fixé dans le jugement déclaratif (généralement il est d’1 (un) mois à compter du jour du jugement déclaratif de faillite).

Aspects fiscaux

Afin de garantir la déductibilité de la charge liée à la perte de votre créance, vous devez être en mesure de démontrer vos tentatives de recouvrement.

Par conséquent, conservez les traces de rappels, mises en demeures, courriers d’avocats, etc.

Une réduction de valeur doit être comptabilisée dans l’exercice où survient le risque de perte, une moins-value lorsque la perte devient définitive ainsi que la récupération de TVA sur votre facture (basée sur l’attestation délivrée par le curateur).

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Que faut il en retenir ?

• Des moyens simples de prévention doivent vous permettre de vous prémunir
• Vos conditions générales et contrats doivent être à jour et valablement acceptés par vos clients
• Obtenez de l’aide de votre conseil lors d’un contrat important / nouveau client
• Revoyez régulièrement la santé financière de vos clients (et fournisseurs)
• Ne faites pas de notes de crédit sur les factures que vous estimez ne jamais pouvoir encaisser. Vous perdrez toute crédibilité lors d’un contrôle fiscal et risquez de ne pas pouvoir déduire la charge ainsi que récupérer la TVA, soit un dommage supplémentaire
• Envoyez copies de vos relances aux domiciles des gérants/administrateurs de la société en défaut de paiement, cela peut constituer un signal salvateur au redressement de leur situation et probablement au défaut d’organisation interne de leur entreprise
• Par ailleurs, l’entreprise en défaut de dépôt de ses comptes annuels dans les délais légaux enclenche une responsabilité de ses mandataires (article 98 du Code des Sociétés). En effet, le dommage subi par les tiers (donc VOUS) est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission.
• Si vous agissez comme sous-traitant, conformément à l’article 1789 du Code civil, en cas de de non paiement, vous pouvez exiger du donneur d’ordre principal qu’il vous paye directement
• En cas de faillite ou de procédure de réorganisation judiciaire et que vous pensez que votre créance est perdue, la loi vous permet de demander la restitution de la TVA payée sur votre créance dès l’acceptation par le tribunal de la procédure de réorganisation judiciaire ou dès l’ouverture de la faillite.
• Facilitez le paiement en ligne de vos services/produits, fiscalement la facturation électronique procure une déduction supplémentaire (13,5 % de déduction pour investissements)
• Prévoyez ;
  • une réserve de propriété (si applicable légalement).
  • l’exigibilité directe dans vos contrats / conditions générales
  • intérêts de retard et autres indemnités

 

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Thomas DRAGUET, Expert-comptable Conseil fiscal IEC
thomas@anticiper.tax
+32 475 748 279
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